Recepción en la Clínica Dental; La primera impresión es importante. Esto es cierto para casi todo en la vida, y se aplica especialmente a tu clínica dental. Desde los pacientes primerizos a los devotos de toda la vida, tus puertas giran constantemente con personas que buscan una atención profesional de primera calidad. La recepción de tu clínica dental es lo primero que verán cuando entren. ¿Parece cálida y acogedora? ¿O es genérica e insípida?

No tienes que reformar o rediseñar completamente este espacio para darle el toque especial que necesita. Hoy compartimos algunos cambios sencillos que puedes aplicar para crear una zona de recepción que encantará a tus pacientes.

La experiencia de un paciente en una clínica dental empieza con el primer contacto y continúa hasta el final del servicio.

Garantizar que esta experiencia sea satisfactoria es esencial tanto para la aceptación del tratamiento como para la fidelización, que son la clave del éxito.

Para lograrlo, es necesario trabajar en detalle las distintas fases de la atención al paciente, revisando los protocolos para garantizar un clima de comunicación y confianza.

Si aspiras a trabajar en la recepción de una clínica dental, necesitas un Curso de Recepcionista Clínica Dental que te prepare para ejercer de la manera más profesional posible.

¿Quieres saber todo sobre la recepción en la clínica dental? Sigue leyendo y te contaremos las claves, desde el protocolo hasta el diseño.

Recepción en la Clínica Dental. Protocolo y Diseño

¿Por qué es tan Importante la Recepción en la Clínica Dental?

La recepción de una clínica dental es lo primero que ven tus pacientes cuando entran. La primera impresión suele ser la más duradera. Aunque nos gusta llamarla zona de recepción, en realidad es también la zona de espera. Es más probable que los pacientes presten atención a detalles como la pintura, las molduras de madera y las sillas mientras esperan a que pase el tiempo.

Es probable que los pacientes saquen conclusiones sobre el equipamiento y el cuidado del centro basándose en sus observaciones en la zona de recepción.

¿Hay telarañas en las esquinas del techo? Es más probable que los pacientes lleguen a la conclusión de que el equipo médico no está bien esterilizado.

¿Se está desconchando la pintura y están anticuados los cuadros? Los pacientes podrían llegar a la conclusión de que los dentistas prestan una atención anticuada. Para que los pacientes lleguen a conclusiones favorables, es vital que su primera impresión sea buena.

Protocolo de Recepción en la Clínica Dental

El área de recepción de una clínica dental es el primer contacto, la primera impresión y la primera fuente de información sobre este tipo de negocio en el sector, por lo que no es de extrañar que sea la piedra angular sobre la que se asientan el resto de las instalaciones y la estrategia de marketing de la empresa.

Este espacio puede servir para captar la curiosidad y las necesidades de los pacientes potenciales, y para ello es necesario tener en cuenta dos puntos: el trato al paciente en la clínica dental desde el momento en que cruza la puerta, y el diseño de las instalaciones para transmitir un ambiente limpio, ordenado y profesional.

Aunque la comunicación entre el centro y el paciente ya se ha establecido de antemano (ya sea por teléfono, correo electrónico o redes sociales), el primer contacto real tiene lugar en el mostrador de recepción de la clínica dental.

El momento en que se produce el servicio cara a cara es crucial para la impresión que se lleva el paciente. En pocos segundos se perciben toda una serie de estímulos que actuarán a favor o en contra de la percepción de un servicio.

Si la impresión es buena, estará directamente relacionada con sentimientos de tranquilidad, confianza y seguridad. Por eso es muy importante trabajar los protocolos de recepción en una clínica dental, para que esta fase de la experiencia sea positiva.

A continuación te explicamos los elementos clave de la recepción en una clínica dental.

Recepción

El protocolo para recibir a los pacientes merece una cuidadosa consideración. Por ejemplo, es fundamental determinar cómo tratará el recepcionista a los pacientes.

Para ello, el personal debe ser amable y empático. Está demostrado que una actitud amable, cálida y natural ayuda a los pacientes a relajarse, evitando así los sentimientos asociados a las visitas al dentista, como el miedo y el nerviosismo.

También es crucial en esta fase aclarar los protocolos de atención para que no se cruce la línea entre el paciente y el recepcionista, y evitar sobrepasar la línea de confianza.

El primer contacto también determina si se trata de una primera visita, lo que dará lugar a un protocolo ligeramente distinto, a través del cual obtendrás información útil.

El formulario de la primera visita

Cuando se trata de la primera visita de un paciente, es importante que en la recepción de la clínica dental haya un formulario para rellenar.

El formulario de la primera visita tiene dos finalidades principales. Por un lado, el paciente percibirá positivamente el interés y la minuciosidad mostrados por la clínica. Por otro, la clínica obtiene información esencial sobre el paciente, que le permite conocer mejor su historial, sus hábitos y otros datos de interés médico.

Si es posible, es aconsejable rellenar el formulario de la primera visita junto con el paciente. De este modo, podremos reforzar la cercanía y la confianza con el paciente, lo que nos permitirá conocer aspectos que de otro modo pasaríamos por alto.

Percepción de las instalaciones

En cuanto el paciente pone un pie en las instalaciones, hay que procurar que haya una impresión de limpieza y orden. Esto no significa, sin embargo, que la clínica dental deba ser un lugar frío e higienizado.

Una de las claves de una clínica dental acogedora es crear un entorno confortable que, al mismo tiempo, refleje los niveles de calidad de la clínica dental.

Sin duda, una fórmula ganadora para que el paciente se sienta cómodo y confíe en su elección.

La sala de espera

El tiempo que se pasa en la sala de espera de una clínica dental también es muy importante. La distribución del espacio debe tener en cuenta el bienestar del paciente.

Para ello, la sala debe estar equipada con todo lo necesario para garantizar su comodidad, generando un ambiente relajado y acogedor.

La introducción de elementos como zonas de juego para los más pequeños o pantallas informativas para que los adultos puedan entretenerse y obtener información adicional son elementos a tener en cuenta que ayudarán a diferenciar la clínica dental de la competencia.

Gestión adecuada de los tiempos de espera

Por último, otro factor esencial de la recepción en las clínicas dentales es la gestión óptima de los tiempos de espera.

Evitar las salas abarrotadas y priorizar el respeto de los tiempos de espera son ingredientes esenciales para garantizar la satisfacción del paciente.

La planificación es esencial para conseguirlo. Si se produce un retraso, es muy importante que el personal de recepción informe al paciente.

El paciente debe sentirse atendido en todo momento y el protocolo debe incluir formas de tratar los retrasos más allá de ciertos tiempos de espera.

En función del tiempo transcurrido, se pueden ofrecer disculpas, explicar los motivos del retraso o incluso ofrecer opciones para que el paciente vuelva otro día.

Recepción en la Clínica Dental. Protocolo y Diseño

Formas de Mejorar la Recepción en la Clínica Dental

1. Ofrece a los pacientes una bebida

Mientras los pacientes esperan su turno para ser llamados, ayuda tener una bebida refrescante en la mano. Es una de las formas más sencillas y rentables de elevar la experiencia del paciente. Además, también puede limpiarles un poco los dientes y ayudarles a evitar la sequedad bucal.

Elige un rincón no utilizado de tu zona de recepción e instala una estación de autoservicio de bebidas. Ofrece varios sabores de monodosis de café, así como bolsitas de té verde. Una pequeña mini nevera puede ser un lugar estupendo para almacenar agua embotellada.

Mientras hojean revistas o miran el móvil, agradecerán un sorbo de algo nutritivo. Acuérdate de abastecer la estación con muchos vasos, servilletas y cucharillas reciclables.

2. Practica los saludos amistosos

Puede que una clínica dental no sea exactamente Central Perk, pero puede ser tan acogedora como el famoso local de “Friends”. Forma a tu personal para que salude a cada paciente por su nombre nada más entrar. Este pequeño acto puede marcar una gran diferencia y te ayuda a establecer un entorno en el que todos se sientan cómodos e invitados.

Tras intercambiar los saludos iniciales, continúa la conversación preguntando cómo se encuentra cada paciente. Diles que te alegras de que te visiten hoy y pregúntales si tienen alguna duda. Al hacerlo, recuerda que la falta de sinceridad es fácil de detectar. Si tus pacientes tienen la sensación de que tus recepcionistas se limitan a seguir las instrucciones o a leer un guion, estas interacciones pueden ser más perjudiciales que beneficiosas.

Algunas de las mejores estrategias son:

  • Abandonar los clichés enlatados.
  • Hablar con claridad.
  • Centrar la conversación en el cliente.
  • Ser honesto y transparente.

Un intercambio auténtico puede tranquilizar especialmente a los pacientes que puedan sufrir ansiedad dental. Sentirse ignorado o como un número más puede exacerbar esos sentimientos de inquietud. Puede que tengan preguntas o preocupaciones que teman expresar, así que acércate a ellos primero para aliviar ese estrés.

3. Proporciónales material de lectura

Una buena selección de las últimas revistas de estilo de vida o de noticias puede ser un elemento bienvenido en cualquier recepción en la clínica dental. Asegúrate de que los pacientes puedan acceder fácilmente a ellas y rótalas con frecuencia para mostrar las ediciones más recientes. Para asegurarte de que todos tus pacientes encuentran algo que les gusta, elige publicaciones de interés general.

Además, intenta reservar una sección de material de lectura para niños. Puede tratarse de libros de cartón, libros de capítulos sencillos o incluso revistas infantiles. De este modo, pueden estar ocupados y entretenidos mientras sus padres van al dentista.

Cuando diseñes tu sección de lectura, es un buen momento para evaluar la iluminación de tu zona de recepción. Las luces brillantes no sólo facilitan que los pacientes vean lo que están leyendo, sino que también pueden hacer que el ambiente sea más alegre y enérgico.

4. Elige los muebles con cuidado

Echa un vistazo a los muebles que tienes instalados en la zona de recepción de la clínica dental. ¿Las sillas son cómodas y apoyan bien, o son duras y rasposas? Unos asientos adecuados son esenciales en este espacio y pueden influir en la experiencia que tenga cada paciente.

Aunque pueden requerir una inversión inicial, las sillas de gran asiento siempre merecen la pena. ¿Una característica que no puedes permitirte pasar por alto? Asegúrate de que todos los muebles tengan brazos anchos y resistentes. De este modo, los pacientes y las visitas tendrán un lugar dedicado para dejar el café, el agua o incluso el bolso. Espacia las sillas lo suficiente para que los pacientes no se sientan demasiado apiñados, y mantén los pasillos anchos para facilitar la circulación. Asegúrate de elegir alfombras que sean fáciles de limpiar y cuyo mantenimiento no requiera grandes esfuerzos.

5. Ofrece tentempiés saludables

Si tienes un poco más de espacio, también puedes ofrecer tentempiés saludables, como fruta fresca y paquetes de galletas saladas sellados individualmente. Busca refrigerios que no ensucien demasiado ni dejen a los pacientes con las manos pegajosas. Los plátanos, las manzanas y las mandarinas pequeñas son buenas opciones.

Por supuesto, no hace falta decir que es mejor evitar la comida basura, como las patatas fritas y los caramelos. Este sería un punto inteligente para colocar carteles o folletos que informen a los pacientes sobre cambios fáciles de tentempiés que su dentista apruebe. Para mayor comodidad, asegúrate de dejar cerca un pequeño cubo de basura para contener las migas y el desorden.

6. Añade color y personalidad

Puede resultar prohibitivo renovar por completo la zona de recepción de tu consulta; sin embargo, si quieres hacer crecer tu clínica dental, esta sala debe ser lo más atractiva y acogedora posible para el paciente.

Empieza por considerar tu paleta de colores actual. Aunque los neutros tienen su lugar en el diseño de interiores, no siempre son agradables y acogedores. Especialmente si ofreces servicios de odontopediatría u odontología familiar, puede ser útil añadir una pared de acento atrevido que dé un poco de personalidad al espacio.

Elige un tono alegre que combine bien con los demás acentos de la zona. También puedes elegir uno que complemente tu señalización y marca. En cualquier caso, no tengas miedo de añadir un poco de color y calidez. Incluso puedes decorarlo con pósteres de temática dental o ilustraciones de tus pequeños pacientes.

7. Ofrece wifi gratuito

Muchos pacientes programan sus visitas al dentista durante la hora de comer. O puede que salgan pronto de la consulta para acudir a su cita. Cuando esto ocurre, pueden necesitar acceder a sus smartphones u ordenadores portátiles para trabajar mientras esperan.

Si ofreces conexión wifi gratuita, puedes satisfacer esta necesidad y convertir tu consulta en un lugar tecnológico. Asegúrate de que haya enchufes cerca de las zonas de asiento para que los pacientes puedan conectarse si lo necesitan.

8. Añade un toque natural

No hace falta que conviertas tu zona de recepción en la clínica dental en un jardín o un invernadero, pero añadir algunas plantas puede ayudar a animar el espacio y crear un ambiente más acogedor.

Aunque las plantas en maceta duran más y son más fáciles de cuidar, un ramo de flores recién cortadas puede ser un complemento atractivo para el mostrador de tu recepcionista. En cuanto a las plantas, busca variedades que crezcan bien en interiores y sean fáciles de cuidar.

Independientemente de las variedades que elijas, asegúrate de mantenerlas limpias y bien cuidadas. Quita las hojas muertas o amarillentas, apuntala los tallos que parezcan flácidos y cambia las flores cortadas con regularidad.

9. Mantenla limpia

Hasta la recepción más pequeña puede parecer espaciosa si está limpia y ordenada. Las consultas dentales son instalaciones sanitarias, y es importante mantenerlas limpias e higiénicas. Aunque seas diligente a la hora de limpiar las superficies y aspirar las alfombras, puede ser fácil pasar por alto otras zonas, como las cubiertas de las ventanas, los muebles y las paredes.

Tanto si contratas a un equipo de limpieza como si realizas el trabajo en casa, lo fundamental es mantener un programa de limpieza coherente y minucioso. Tanto tus pacientes como los miembros de tu personal se beneficiarán y apreciarán este esfuerzo.

10. Pon música suave

Hay opiniones divergentes sobre el tipo de música que debes poner en una zona de recepción o sala de espera, o incluso sobre si debes poner música de fondo. En un consultorio dental, la música suave puede ayudar a ahogar los sonidos de los dentistas trabajando, y también puede añadir una sensación de intimidad mientras los pacientes hablan con el recepcionista sobre los datos de pago y del seguro.

Ni que decir tiene que la selección musical debe ser de buen gusto, relajante y en ningún caso ofensiva. La música clásica es una opción popular, ya que no contiene letras que distraigan. No querrás molestar a nadie que esté intentando leer o trabajar, así que mantén el volumen bajo y opta por radios sin publicidad.

Consejos sobre Diseño de una Recepción en la Clínica Dental

1. El color

Los colores pueden afectar a las emociones y percepciones de las personas. Intenta incorporar colores relajantes, como el gris o el verde, para que tus pacientes se sientan cómodos. Evita los colores que estimulen, como el rojo. Puedes consultar con un equipo de construcción experto a la hora de elegir los colores para evitar una sensación “institucional”.

Si quieres hacerlo tú mismo, puedes matricularte en un Curso Online de Decoración de Interiores.

2. Iluminación

Una iluminación adecuada evitará que tu zona de recepción parezca sombría. Además de la iluminación eléctrica, considera la colocación de ventanas o claraboyas. Una revista profesional señala que “la iluminación natural es aireada y descansada”. Una iluminación suficiente ayudará a que tus pacientes tengan una visión positiva de tu consulta.

3. Estilo y materiales

Tus pacientes harán juicios subconscientes sobre tu clínica basándose en el estilo y los materiales que utilices en tu zona de recepción. Algunos materiales, como el cristal y el cromo, pueden transmitir frialdad y dureza a tus pacientes. Los materiales más suaves pueden enviar un mensaje más favorable. Un papel pintado con un estampado demasiado recargado puede dar a los pacientes ideas de caos o hacerles sentir ansiosos. A los pacientes les puede resultar más acogedora una paleta de colores neutros con algunos toques de color.

4. Control del sonido

Los pacientes usan todos sus sentidos cuando están en tu zona de recepción en la clínica dental y se formarán juicios basándose en cosas que no pueden ver. Los sonidos de los equipos médicos u odontológicos en uso no son nada reconfortantes. Los sonidos de las conversaciones, incluso amortiguados, pueden plantear problemas de confidencialidad a los pacientes que esperan en la zona de recepción. Considera la posibilidad de utilizar paredes que absorban el sonido y altavoces colocados adecuadamente para reproducir música que ayude a tus pacientes a relajarse.

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